极简GTD=执行第一+整理第二+收集第三

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GTD
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GTD,全称“Getting Things Done”,有人称之为时间管理,有人称之为任务管理,有人称之为精力管理,不过名词怎么变,GTD的理念核心,还是为了提高我们的执行力。但是,GTD真的帮助我们提高执行力了么?
接触GTD这个理念已经很多年了,也尝试过各种各样的GTD软件:Doit.im、OmniFocus、奇妙清单、滴答清单……但是无一例外,所有的软件都在使用一段时间,积累了密密麻麻的一堆任务后,整个任务系统就濒临崩溃,我也再也不想再去打开它了。如同像印象笔记成为了我的笔记坟场,GTD工具也都逃不掉任务坟场的宿命。
后来,我好好的反思了一下我的任务管理系统,对其做了一番极简化处理,发现其实我们对于任务管理工具,真的没必要搞得那么复杂,最简单的流程,往往最有效。

放弃标签和分类

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一般人不是每天有五个会议要开,不是有七八个项目同时在进行,其实真的用不到上述GTD的所有流程:等待、将来也许、日程表、待办事项、项目、参考资料,分类太多,增加心理负担。
我简化后的流程只有三种:收集箱、工作台、资料库。 核心的原则就是:
  1. 随时随地收集,收集时不必考虑什么分类、标签之类的
  1. 每天将工作台的任务先排一下序,然后按照顺序依次执行即可,执行时任何临时任务,先记录到收集箱
  1. 每周将工作台和收集箱的任务全部移到资料库里面,保存收集箱和工作台的清爽,要执行时再调出来即可

任务清单替代时间表

除了生日、赶火车、上课时间、发布日期等无法更改的时间,我们生活中其实没有那么多非要今天完成的任务,绝大多数的任务都是:今天做不完,明天再做也可以。
我看网上有些人喜欢给自己指定一个满满当当的日程表,8点干嘛,9点干嘛,这样不是活得像个机器人么,整天都像在一个个任务间赶场似的,不累么?
我现在的任务管理方式是:每周给自己列一个本周要做的任务清单,然后每天一点点完成就好了,可能有时候被一个难题卡住了,一天都推进不了一件事,可能有时候状态爆棚,一天可以搞定好几件事情。
以周为周期来制定任务清单,还有一个好处,就算哪一天偷懒了,第二天还是可以补回来的,机动空间是很大的。不像日程表,哪天没做到了,很容易就自暴自弃,从此放弃打卡了。

一次只做一件事

以前看曾国藩相关的书时,看到曾国藩有一个原则:一次只看一本书,一书未毕,不看新书。这个原则对自己启发很大,我以前就是老想着看这本书看个几页,又去看其它书了,结果到最后,一年来没看完几本书。现在给自己定的一个原则:每周看完一本书,不能再东一榔头西一棒子了,唯有聚焦,才能真正做好一件事。
同理,当我们执行每日的任务时,千万不要想着:手上的事有点麻烦,后一件事很简单,先去搞定后面的事情吧。要么执行到底,要么彻底放弃。趁着现在对于任务有了一点头绪,不一鼓作气拿下,等过段时间再来做,又得重新熟悉所有的相关资料,不是浪费时间么?

没有执行的整理,都是无效整理

以前玩GTD工具时,最喜欢折腾的一点就是,设置各种各样的标签和文件夹,添加各种各样的智能筛选条件,然后把一个任务从这里挪到那里,这里设置个deadline,那里添加个context,到头来,任务依然还是只停留在软件里,从来没落实到现实中,这样的整理,真的有价值么?还是只是为了满足我们的整理欲望,缓解自己的焦虑?
在可以全文搜索的软件里,非要追求给每一个任务都各归其类其实没什么用,真正重要的,添加到专门的索引清单或者加上星标就好了。整理无用,执行才是王道。

接受拖延,不是所有事都值得做

任务管理系统最大的问题就是,收集的任务很多了以后,我们就无力再来整理和执行了,很多任务就一直堆在那里,看到里面堆着几千个任务,有没有一种头皮发麻的感觉?其实大可不必,拖延是一种策略,不是所有事都值得去做,有些任务,收集了就只是收集了而已,以后要是想做了就去做,就算不去做,也没有任何关系,又没人规定任务清单里的每一个事都得去做。
收集任务,一是供以后制定周任务清单时提供参考,二则是清空我们的大脑,让我们在执行任务时,可以更专注于当下的任务。至于记下来的任务,究竟是不是真的要做,不重要,重要的是在记下来的那一刻,我们的大脑知道这个任务已经暂时有归属了,不必再去想着它了。

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